ZapierでGmailをもう少し便利に

Gmail便利ですよね、唐突ですが。

無料でも結構な容量が使えて、Webメールなのにフィルタなどの「メーラーとしての機能」は必要十分以上なので、非常に重宝しています。

そんなGmailに、「予約系のメールの内容をGoogleカレンダーに反映してくれる」という機能があってそれはそれで便利なのですが、サービスによって「対応している／していない」があったり、対応しているはずのサービスでもうまく登録されない場合があったりなど、「まあ『おまけ』としてはよくできてるレベル」という印象です。

「登録されない場合がある」って時点で「100％あてにできない」ってことなので。

それだったらいっそ、受信したメール全部もしくは指定のラベルのメールの件名をGoogleカレンダーに(着信時刻順に)自動登録してくれたら、それだけで「ログ」として全然ありがたいと思ったんですが、そういう機能は無い模様。

で、最近「Zapier」というサービスを色々と(主にポメラ関連ですが)いじくっているうちに、「これで行けんじゃね？」という気がしてきたので試してみました。

ちなみに同様のサービスの「IFTTT」だとGmailの対応が最近終了したらしいですね。

そっちはそっちで別途手を付けてみたいです。

例によって具体的な詳細は端折りながら淡々と(ダラダラと)やったことを書いていきます。

まずはGmail側の設定です。

フィルタを使って「Googleカレンダーに登録する／しない」メールのラベリングを設定します。

私の場合は元々そこまで大量のメールを受信しているわけでもないので、「特に急いで見なくて良いとわかる(相手や件名などの)メール」はラベルを付けた上で受信トレイをスキップするようにして「それ以外」を受信トレイに残すように元々設定しています。

今回は(スキップされずに)受信トレイに入ったメールをGoogleカレンダーへの登録対象としました。

次にGoogleカレンダー側の設定です。

特にやらないといけないということではないですが、後の運用を考えて「メール履歴専用」のカレンダーを新たに作ることにしました。

ちなみにGmailとGoogleカレンダーで使用するGoogleアカウントは同じじゃなくても問題ないです。

そうしたら「Zapier」の設定です。

「Zap」と呼ばれる自動処理を組み立てていきます。

まずトリガーは「Gmail」の「New Labeled Email」です。

指定のラベルのメールを新たに受信したときに動作ということですね。

次にGmailアカウントを指定します。

ログインやら何やらは適宜行います。

Gmailアカウントにアクセスできるようになると、トリガーとなるメールのラベルを指定できるようになります。

今回は受信トレイに届いたメールが対象なので「INBOX」を選択しました。

指定の受信トレイに入っているメールがサンプルとして確認できるようになります。

これでトリガーが設定できたはずです。

次はアクションの設定です。

「Googleカレンダー」の「Create Detail Event」を選択します。

カレンダーに新しい予定を登録するということです。

Googleカレンダーのアカウントを指定します。

ここも必要に応じてログインなど適宜行います。

実際の予定を登録する際の設定です。

最初に登録対象のカレンダーを選択します。

予定のタイトルを設定します。

ここはメールの件名を予定のタイトルとして設定しました。

次の「Description」は必須ではないですが、私はここにメール本文のテキストを設定しました。

カレンダー上でメールの内容まで確認できたら便利かなと思って。

予定の開始と終了日時はメールの受信日時を設定しておきます。

以降の項目は特にさわらなくても大丈夫な気がします。

これくらいの設定をしておけば準備としては完了だと思います。

これで、受信トレイに新しいメールが届くたびにGoogleカレンダーに履歴が残っていきます。

メールの内容も予定内に登録されているので、見るだけならGoogleカレンダーだけで完結します。

例えばカレンダーを複数作って、メールのラベルごとにそれぞれのカレンダーに登録とかにすれば管理しやすくなるかと思います。

Gmailの機能は「メールの内容を解析して予約内容をカレンダーに反映」というものなのでその部分では完全な代替にはなりませんが、「履歴」を確認するという点に関してはちょっと幸せになれたような気がします。

 「Zapier」でメール内容を解析するって事もできるようですが、今回はそこまでしないでも目的としては十分でした。

元より「Zapier」で何かやってみたかったということが第一なので、本当に実用的かどうかは二の次でとりあえず満足しました。

でも多分便利、自分的に。

次はもう少し回りくどい仕掛けで色々試してみたいと思います。